Rumbo a la auditoría concurrente

5to. Congreso Latinoamericano de Auditoría y Contaduría Pública

En los últimos años ha ido creciendo la demanda de una auditoría más “oportuna y preventiva”, sobre todo aquella practicada sobre los distintos sistemas administrativos, operativos y procesos de una entidad. Dicha demanda obedece fundamentalmente a las circunstancias innumerables que atañen a dichos sistemas y procesos, tal como:

• la necesidad de realizar mayor cantidad y variedad de operaciones, a efecto de mantener los niveles de rentabilidad existentes frente a la irregular escalada de precios de los insumos utilizados,
• la mundialización de los mercados con su consecuente aumento de la competencia,
• la cambiante y permanente aparición de nueva legislación con exigencias cada vez mayores, y
• la evolución del concepto de “democracia participativa” y “control social” promovida y paulatinamente arraigada en la sociedad.

Adicionalmente y agravando lo anterior, es muy común ser blanco en nuestra profesión de comentarios desacertados que mellan y flagelan los beneficios de la auditoría referidos a que la misma se realiza cuando “ya es tarde”, que el “remedio llega cuando el paciente ya falleció” o peor aún, que la misma es “impuesta” y no resulta de una decisión de los administradores por convicción propia sobre la utilidad que reviste la actividad de auditoría para su gestión.

En tal sentido, la demanda de “oportunidad y prevención” (entre otros atributos cada vez más necesarios en la auditoría) motivó a muchas organizaciones de apoyo internacional y países a promover el diseño y desarrollo de metodologías que respondan a esas características, a efecto de atender circunstancias como las señaladas en el párrafo anterior y enriquecer el valor añadido de la auditoría, tanto externa como interna.

Ante el escenario edificado se concibe y se gesta la “auditoría concurrente”, para cuyo ejercicio eficaz se requiere primeramente de una clara identificación de las “partes o etapas” que, de forma secuencial y eslabonadas, conforman un sistema o un proceso, entendiendo a las mismas como subsistemas o subprocesos, en donde sea posible identificar claramente:

• el principio y el fin de cada etapa,
• el producto de cada etapa, que a su vez se convierte en el insumo de la siguiente, y
• la existencia de él o los responsables por cada etapa del proceso o parte del sistema.

Las condiciones mencionadas, se convierten entonces en requisitos ineludibles para auditar de manera “concurrente” un sistema o un proceso sin necesidad que el mismo haya concluido, haciendo factible de esta forma la auditoría sobre una etapa correspondiente a un proceso aún no finalizado. Consecuentemente, se hace posible identificar y alertar de manera “oportuna” sobre deficiencias o incumplimientos, lo cual resulta útil para prevenir que etapas posteriores del mismo proceso u otros en similar estado de avance, se vean comprometidos o perjudicados en etapas subsiguientes, evitando de esta forma el efecto snow ball que haga rodar al proceso entero a “concluir inadecuadamente” como resultado acumulado de errores no detectados “a tiempo” en la respectiva etapa.

Simplemente, imagine el lector si en un proceso de adquisición pública se redacta o publica erróneamente un llamado a licitación (lo cual ocurre en las etapas iniciales del proceso), evidentemente las etapas posteriores que incluyen la selección y contratación, la ejecución y el pago se verán notablemente perjudicadas, poniendo en riesgo el logro de los objetivos del proceso de licitación pública en su totalidad.

Posteriormente a la identificación de las “partes o etapas” que conforman el proceso, la auditoría concurrente tiene otra particularidad que resalta de sobre manera su utilidad, y es un estadio aún mayor de análisis crítico que parte de:

1. la identificación de las “fases” secuenciales y concatenadas que integran cada “parte o etapa” del proceso o sistema, y
2. la individualización del o los objetivos de cada “fase” en términos de:
   1. eficacia, eficiencia y economía de las operaciones,
   1. cumplimiento de leyes y reglamentación aplicable, y
   1. generación y uso de información financiera y operativa confiable.

A partir del análisis señalado, se realiza un ejercicio de identificación de los “riesgos causales” que podrían hacer fracasar los objetivos señalados en b), para luego entonces diseñar con precisión y “a la medida de esos riesgos causales” procedimientos de auditoría tendientes a verificar:

1. que existan procedimientos “escritos” orientados a gestionar el riesgo causal clave, cuya institucionalización contribuya a otorgar razonable confiabilidad que se seguirán ejecutando en el futuro, independientemente del operador, y
2. que el riesgo causal no se haya manifestado en la fase de la operación o proceso auditado.

En fin, la auditoría concurrente sobre sistemas administrativos, operativos o procesos de una entidad cobra cada vez más atención y notabilidad, sobre todo entre los organismos internacionales de apoyo tanto al sector público como privado, vislumbrándose como la metodología futura para auditar los sistemas y procesos, cuyos productos cuantificados son comúnmente objeto de las auditorías financieras.

Por otra parte, y ratificando la importancia que le otorga la cooperación internacional a las auditorías concurrentes, se encuentran los administradores o gestores de las entidades privadas y públicas, quienes ven con beneplácito a dichas auditorías como un servicio de valor agregado oportuno y que conlleva más seguridad a su gestión, contribuyendo de esta forma al “Aseguramiento de Objetivos Institucionales” que en definitiva es el fin primordial de los responsables de la administración…tema de relevancia que merece tiempo específico para abordar en futuros Congresos y encuentros o reuniones profesionales.

Por Oscar Alberto Díaz, Consultor Internacional.